Regelung zur Auftragsdatenverarbeitung

01. September 2023

Diese Regelung konkretisiert die Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz, die sich aus dem Vertragsverhältnis von Topal Solutions mit dem Kunden ergeben. Massgebend sind insbesondere die gesetzlichen Bestimmungen: des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) und die Verordnung zum Datenschutzgesetz (VDSG). Diese Regelung findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Vertrag in Zusammenhang stehen und bei denen durch Topal Solutions personenbezogene Daten ("Daten") des Kunden verarbeitet werden.

1     Gegenstand, Dauer und Spezifizierung der Auftragsverarbeitung

Aus dem Vertrag ergeben sich Gegenstand und Dauer des Auftrags sowie Art und Zweck der Verarbeitung.

Die Laufzeit dieser Regelung richtet sich nach der Laufzeit des Vertrages, sofern sich aus den Bestimmungen dieser Regelung nicht darüber hinausgehende Verpflichtungen er­geben.

Topal Solutions verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden als Auftragsdatenverarbeiter in den folgenden Fällen:

- Bei der Migration von Daten aus externen Systemen in die Ziellösung gemäss einem Kundenauftrag. In diesem Fall werden personenbezogene Daten nur soweit verarbeitet, wie der Kunde diese zur Migration in die Ziellösung vorsieht und an Topal Solutions anliefert (z.B. Personendaten über Mitarbeitende des Kunden);

- Bei einem Auftrag zur Aufbewahrung einer Kopie der Kundendatenbank zu Test- oder Supportzwecken. Dies erfordert einen separaten Auftrag des Kunden, welcher mündlich oder schriftlich erteilt werden kann, aber in jedem Fall im Ticketing-System der Topal Solutions AG registriert und verwaltet wird. In diesem Fall werden personenbezogene Daten bearbeitet, die durch den Kunden in Kundendatenbank gespeichert wurden (z.B. Personendaten über Mitarbeitende des Kunden);

- Beim Topal Solutions Cloud / Saas Abo, bei dem Topal Solutions im Kundenauftrag die Software betreibt. In diesem Fall werden personenbezogene Daten bearbeitet, die durch den Kunden in der Datenbank der Software, die Topal Solutions zur Verfügung stellt wird, gespeichert werden (z.B. Personendaten über Mitarbeitende oder Kunden des Kunden).

2     Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit

Topal Solutions verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden und nach seinen Weisungen. Der Kunde ist im Rahmen dieses Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze für die Rechtmässigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich ("Verantwortlicher" im Sinne des Art. 5 lit. j. DSG). Die Weisungen werden durch den Vertrag festgelegt. Weisungen des Kunden, die im Vertrag nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt und sind kostenpflichtig.

3     Pflichten von Topal Solutions

Topal Solutions darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrags und der Weisungen des Kunden verarbeiten, ausser es liegt ein Rechtfertigungsgrund vor gemäss Art. 9 Abs. 4 DSG. Topal Solutions informiert den Kunden unverzüglich, wenn Topal Solutions der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstösst. Topal Solutions darf die Umsetzung der Weisung so lange aussetzen, bis sie vom Kunden bestätigt oder ab­ geändert wurde.

Topal Solutions wird in ihrem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Topal Solutions wird technische und organisatorische Massnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Kunden treffen, die den Anforderungen des DSG (Art. 8 DSG) genügen. Sie müssen die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen.

Topal Solutions unterstützt so weit vereinbart und gegen gesonderte Vergütung den Kunden im Rahmen ihrer Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche von betroffenen Personen gemäss dem 4. Kapitel des DSG so­ wie bei der Einhaltung der in Art. 24 DSG und 25 DSG genannten Pflichten.

Topal Solutions gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Kunden befassten Mitarbeitern und andere für Topal Solutions tätigen Personen untersagt ist, die Daten ausserhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner

gewährleistet Topal Solutions, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrags fort.

Topal Solutions unterrichtet den Kunden unverzüglich, wenn ihr Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Kunden bekannt werden. Topal Solutions trifft die erforderlichen Massnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Kunden ab.

Topal Solutions nennt dem Kunden den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.

Topal Solutions gewährleistet, ihre Pflichten nach Art. 1 ff. VDSG nachzukommen, ein Verfahren zur regelmässigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Massnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen.

Topal Solutions berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Kunde dies anweist und dies vom Weisungsrahmen umfasst ist. Ist eine datenschutzkonforme Löschung oder eine entsprechende Einschränkung der Datenverarbeitung nicht möglich, übernimmt Topal Solutions die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern und sonstigen Materialien aufgrund einer Einzelbeauftragung durch den Kunden oder gibt diese Datenträger an den Kunden zurück. Diese Leistungen sind gesondert zu vergüten.

Daten, Datenträger sowie sämtliche sonstige Materialien sind nach Auftragsende auf Verlangen des Kunden entweder herauszugeben oder zu löschen.

Im Falle einer Inanspruchnahme des Kunden durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche gemäss den anwendbaren Bestimmungen des schweizerischen Rechts, verpflichtet sich Topal Solutions den Kunden bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen ihrer Möglichkeiten zu unterstützen. Diese Leistungen sind gesondert zu vergüten.

4     Pflichten des Kunden

Der Kunde hat Topal Solutions unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmässigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.

Im Falle einer Inanspruchnahme des Kunden durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach den anwendbaren Bestimmungen des schweizerischen Rechts gilt Abschnitt 3 Abs. 10 dieses Dokumentes entsprechend.

Der Kunde nennt Topal Solutions den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen

5     Anfragen betroffener Personen

Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung, Löschung oder Auskunft an Topal Solutions, wird Topal Solutions die betroffene Person an den Kunden verweisen. Topal Solutions leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Kunden weiter. Topal Solutions haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Kunden nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird.

6     Nachweismöglichkeiten

Topal Solutions weist dem Kunden auf Aufforderung die Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach.

Sollten im Einzelfall Inspektionen durch den Kunden erforderlich sein, muss der Kunde dafür einen anerkannten Datenschutzexperten beauftragen. Die Prüfung durch den Datenschutzexperten ist zu den üblichen Geschäftszeiten durchzuführen, unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit. Topal Solutions darf diese von der Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung hinsichtlich der Daten anderer Kunden und der eingerichteten technischen und organisatorischen Massnahmen abhängig machen.

Sollte der durch den Kunden beauftragte Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu Topal Solutions stehen, hat Topal Solutions gegen diesen ein Einspruchsrecht. Für die Unterstützung bei der Durchführung einer Inspektion darf Topal Solutions eine Vergütung verlangen.

Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Kunden eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich der vorherige Absatz entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt.

7     Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)

Der Einsatz von Subunternehmern, ausgenommen Mutter­ und Tochtergesellschaft(en) von Topal Solutions, als weiteren Auftragsverarbeiter ist nur zulässig, wenn der Kunde vorher zugestimmt hat. Ausgenommen davon ist die Verarbeitung von Daten im Rahmen der durch Topal Solutions betriebenen Cloud / Saas Abos (z.B. Topal FIBU SaaS), für welche der Kunde die Zustimmung zum Einsatz von Subunternehmern mit Vertragsabschluss erteilt. Topal Solutions arbeitet diesbezüglich mit Subunternehmern zusammen, welche hier aufgeführt sind:
https://www.topal.ch/ch/sublieferanten/

Ein zustimmungspflichtiges Subunternehmerverhältnis liegt vor, wenn Topal Solutions weitere Auftragnehmer mit der ganzen oder einer Teilleistung der im Vertrag vereinbarten Leistung beauftragt. Topal Solutions wird mit diesen Dritten im erforderlichen Umfang Vereinbarungen treffen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheit-Massnahmen zu gewährleisten.

Erteilt Topal Solutions Aufträge an Subunternehmer, so ob­ liegt es Topal Solutions, ihre datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Vertrag dem Subunternehmer zu übertragen. Topal Solutions ist berechtigt, ohne die explizite Zustimmung des Kunden die Subunternehmer auszutauschen, falls die neuen Subunternehmer ein gleiches oder höheres Niveau an Datenschutz gewährleisten.

8     Informationspflichten, Schriftformklausel, Rechtswahl

Sollten die Daten des Kunden bei Topal Solutions durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Massnahmen Dritter gefährdet werden, so hat Topal Solutions den Kunden unverzüglich darüber zu informieren.

Topal Solutions wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschliesslich beim Kunden liegen.

Änderungen und Ergänzungen dieser Regelung und aller ihrer Bestandteile – einschliesslich etwaiger Zusicherungen seitens Topal Solutions - bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung, die auch in einem elektronischen Format (Textform) erfolgen kann, und des ausdrücklichen Hinweises da­ rauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.

9     Haftung und Schadenersatz

Der Kunde und Topal Solutions haften gegenüber betroffenen Personen entsprechend den anwendbaren Bestimmungen des schweizerischen Rechts.

Übersicht über technische und organisatorische Massnahmen

10    Grundsätze, IT-Grundschutz

Den folgenden Themenblöcken wird dabei eine erhöhte Wichtigkeit beigemessen:
Schutz der Client-Infrastruktur. Eine grosse Bedrohung für die Informationssicherheit geht von Arbeitsplatzrechnern und Notebooks der Mitarbeitenden aus. Dem Schutz dieser Infrastruktur misst Topal Solutions einen sehr hohen Stellenwert bei. Schutzmassnahmen beinhalten u. a.: Endpoint Detection & Response Lösung (XDR), Virenscanner, Verschlüsselung der Harddisks, Patchmanagement-Systeme inklusive automatischem Monitoring und Reporting, Härtung der Systeme gegen Angriffe über unnötig offene Ports. Zugriffsschutz mittels 2-Factor-Authentication (DuoSecurity). Zum Schutz der Client-Infrastruktur gehört auch Förderung des Bewusstseins der Mitarbeitenden bezüglich der Risiken bez. Malware und Social Engineering.
Geo-redundantes, automatisiertes Backupkonzept mit verschlüsselter Datenübermittlung in einen ehemaligen Militärbunker.
Trennung der Netze: die internen Netze der Topal Solutions sind getrennt von Netzen mit Kundendiensten. Auch einzelne kundenbezogenen Dienste sind untereinander nur wo absolut nötig verbunden.
Administrativer Zugriff auf Serverressourcen ist eingeschränkt auf ein kleines Team von IT-Administratoren.
Sämtliche vorhandenen Passwörter sind nach dem "need to know" Prinzip nur für diejenigen Benutzer verfügbar, welche im entsprechenden Prozess mitarbeiten.
Physische Sicherheit an den Standorten der Topal Solutions AG. Büroräumlichkeiten sind permanent verschlossen und die internen Serverräumlichkeiten sind überwacht mit Kamera, Rauch- und Temperatursensoren.
Umgang mit Kundendaten (Daten im Besitz von Kunden, nicht nur, aber auch, Personendaten). In einem etablierten monatlichen Prozess werden Kundendaten (z.B. aus Supportanfragen) identifiziert und gelöscht, falls diese nicht mehr für einen Auftrag benötigt werden und falls kein Auftrag zur permanenten Speicherung vorliegt.
Passwörter von Kundensystemen werden nur gemäss separatem Kundenauftrag gespeichert. Die Speicherung er­folgt ausschliesslich im Remote Desktop Manager (devolutions) und werden nach Beendigung des Auftrags gelöscht.

11    Verarbeitung von Personendaten im internen Netzwerk

Bei einem Auftrag zur Migration von Daten oder einem Auftrag zur Speicherung einer Datenbank erfolgt die Verarbeitung im internen Netzwerk der Topal Solutions (LAN). Alternativ dazu kann die Migration von Daten auch auf der Infrastruktur des Kunden erfolgen.
Der Zugriff zum Topal Solutions LAN ist eingeschränkt für Geräte, die gemäss Abschnitt 10 geschützt sind. Fremde Geräte sind hardwaremässig vom Zugriff auf das interne LAN ausgeschlossen (kein "BYOD").
Nach Beendigung des Auftrags löscht Topal Solutions die Kundendaten.

12   Topal Solutions Cloud / Saas Abo

Mit dem Topal Solutions Cloud / Saas Abo wird die Software von Topal Solutions betrieben. Welche (und ob überhaupt) Personendaten mitverarbeitet werden, hängt vom konkreten Anwendungsfall des Kunden ab. Topal Solutions verarbeitet die Personendaten des Kunden da in Regel vollständig automatisch, eine manuelle Bearbeitung oder sogar Anreicherung erfolgt dabei nicht.

Ausnahmen sind:
Kontrolle der Funktionsweise des Backup-Systems der Datenbank durch ein Restore im Stichprobenverfahren.

Bei einem Auftrag des Kunden zur Auslieferung der Datenbank oder einem Auftrag des Kunden zum Restore.

Im Disaster Recovery Fall.

Die Cloud / Saas Abo Infrastruktur besteht aus mehreren verbundenen Linux und Windows Servern in der Schweiz. Der administrative Zugriff ist auf diese Server vom Personenkreis her stark eingeschränkt. Die Kommunikation zwischen den Servern untereinander, von der Cloud Abo Infrastruktur zu den Client-Applikationen der Kunden sowie der administrative Zugriff erfolgt verschlüsselt.

Topal Solutions AG, 8604 Volketswil

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